Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Hyvinvointikeskus Koppi sijaitsee Torniossa.

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava

Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hyvinvointikeskus Kopin asiakasrekisterissä ylläpidetään
hyvinvointikeskuksen asiakkaiden asiakastietoja.

Rekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseksi,
kuten asiakkaan hoidon ja tutkimusten suunnitteluun ja toteutukseen,
sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun.

Asiakasrekisteri toteutuu manuaalisesti eli paperimuodossa.
Esitietolomakkeeseen kirjatut tiedot sekä mahdolliset kopiot asiakkaan
mukanaan tuomista, edeltävää hoitoa koskevista potilasasiakirjoista
säilytetään paperisina.

Tietojen käsittely perustuu henkilötietolain ensimmäisen ja toisen luvun
säännöksiin (1, 4, 5 ja 8 §).

Oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen
käsittelylle on henkilön suostumus (esitietolomake).

Terveydenhuollon laillistettuina ammattihenkilöinä olemme velvollisia
kirjaamaan potilastiedot asiakasrekisteriimme.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot

Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, ammatti ja
työnkuva sekä alaikäisen huoltajan tiedot.

Yhteystiedot

Postiosoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Terveydentilatiedot

Asiakkaan subjektiivinen oirekuva, harrastukset, terveydentila ja
sairaushistoria, kuten lääkärin diagnosoimat sairaudet, mahdollinen
lääkitys, laboratoriokokeet ja kuvantamismenetelmät.

Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa traumahistoria, asiakkaan odotukset
sekä lupa annettujen tietojen rekisteröimiseen.

Muut tiedot

Mahdolliset hoitoa koskevat laskutustiedot ja ajanvaraustiedot sekä tieto
uutiskirjeen tilaamisesta sähköpostitse.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa
sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta,
sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas
luovuttaa tietojaan.

Henkilötiedot saadaan ainoastaan Hyvinvointikeskus Kopin esitietolomakkeen
pohjalta asiakkaan omalla suostumuksella. Tietoja voidaan saada myös
julkisen tai yksityisen terveydenhuollon kautta, jos asiakas antaa siihen
luvan.

Asiakas: Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot.

Hoitohenkilökunta: Haastattelun, tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

Muualta hankitut tiedot ja peruste tiedonsaannille: Esimerkiksi sairaalan hoitoilmoitus potilaan luvalla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

Hyvinvointikeskus Koppi voi luovuttaa asiakastietoja vain kyseiset tiedot
omaavalle henkilölle hänen näin halutessaan tai voimassa olevan
lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi
viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kaikki potilastiedot ovat salassa pidettäviä, ja hyvinvointikeskuksen
henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa lain potilaan asemasta ja oikeuksista
(785/1992) 13 §:n sekä muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti:

• potilaan suostumuksella; jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida
  annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa luovuttaa hänen
  laillisen edustajansa suostumuksella
• erityislain nojalla eli tietojen luovuttamisesta säädetyssä laissa
  määritellyllä tavalla
• toimintayksikön tai sosiaali- ja terveysministeriön luvalla
  tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisten toiminnan
  julkisuudesta 621/1999, 28 §).

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien
teknistä ylläpitoa voidaan henkilötietolain edellytykset huomioiden tehdä
etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä saa luovuttaa
sivullisille. Asiakastietoja saa käyttää ainoastaan asiakkaan hoitoon ja
siihen liittyviin tehtäviin (laki potilaan asemasta ja oikeuksista
785/1992, 13 §).

Hyvinvointikeskus Kopin manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja
sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa
säilytystiloissa.

Jokainen Hyvinvointikeskus Kopin asiakasrekisterin tietoja käsittelevä
henkilö on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Rekisterinpitäjä
vastaa käyttäjäryhmien tietosuojakoulutuksesta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietolain 26 §:n mukaan asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin
tallennetut tiedot kirjallisella, asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä.
Pyyntö tulee toimittaa Hyvinvointikeskus Kopin asiakasrekisteristä
vastaavalle yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus on asiakkaalla itsellään, asiakkaan holhoojalla tai
edunvalvojalla. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai muulla
tavalla varmennetulla asiakirjalla. Asiakkaalla on oikeus nähdä itseään
koskevat tiedot ja halutessaan saada ne kirjallisena.

Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Ellei tarkastusoikeutta ole
toteutettu kuukauden kuluessa, tarkastuspyyntö katsotaan evätyksi.

Henkilötietolain 29 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus vaatia
asiakasrekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai
vanhentuneen henkilötiedon korjaamista kirjallisella ja asiakkaan
allekirjoittamalla pyynnöllä.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava
tai täydennettävä tieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen
tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden
suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee henkilö, jolla on siihen oikeus,
kuten tiedon tallentanut terveydenhuollon ammattihenkilö tai rekisteristä
vastaava henkilö.

Virheellinen tieto yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten,
että sekä virheellinen että korjattu tieto on myöhemmin löydettävissä.
Asiakkaan tiedostossa näkyvät vain korjatut tiedot.

Tiedon korjaamispyyntö käsitellään seitsemän vuorokauden kuluessa,
kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön kirjaamisesta.

Tietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin kirjattuja henkilötietoja säilytetään laissa määritelty
aika sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjoja koskevan asetuksen
mukaisesti.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää
rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

Yhteystiedot, jotka eivät liity hoitojaksoihin, voivat näkyä myös
Hyvinvointikeskus Kopin kirjanpitäjälle laskutustietojen yhteydessä.