Tietosuoja- ja rekisteriseloste

  1. Rekisterinpitäjä
    Hyvinvointikeskus Koppi sijaitsee Torniossa.
    Hyvinvointikeskus Koppi Oy
    Hallituskatu 5
    95400 Tornio
    p. 0445014866
  2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
    Tietosuojavastaava
    Mirella Ahokas
    Laivaniementie 709
    94430 Tornio
    p. 0445014866, mirella.arponen@gmail.com
  3. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    Hyvinvointikeskus Kopin asiakasrekisterissä ylläpidetään hyvinvointikeskuksen asiakkaiden asiakastietoja.
    Rekisterin tietoja
    käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseksi (asiakkaan hoidon ja tutkimusten suunnitelu ja toteutus)
    sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastoinniksi ja suunnitteluksi. Asiakasrekisteri toteutuu
    manuaalisesti eli paperilla:
    Esitietolomakkeeseen kirjatut tiedot sekä mahdolliset kopiot asiakkaan mukanaan tuomista,
    edeltävää hoitoa koskevista potilasasiakirjoista säilytetään paperisena versiona.
    Tietojen käsitely perustuu henkilötietolain ensimmäisen ja toisen luvun säännöksiin (1, 4, 5 ja 8§).
  4. Oikeusperuste
    EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön
    suostumus (esitetolomake).
    Terveydenhuollon laillistettuina ammaƫtihenkilöinä olemme velvollisia kirjaamaan potilastiedot
    asiakasrekisteriimme.
  5. Rekisterin tietosisältö
    Henkilötiedot:
    Etu- ja sukunimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, ammaƫ ja työnkuva, alaikäisen
    huoltaja.
    Yhteystiedot:
    Postiosoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
    Terveydentilatiedot:
    Asiakkaan subjektiivinen oirekuva, harrastukset, terveydentila ja sairaushistoria (lääkärin
    diagnosoimat sairaudet, mahdollinen lääkitys, laboratoriset kokeet, kuvantamismenetelmät),
    traumahistoria, asiakkaan odotukset ja lupa annettujen tietojen rekisteröimiseen.
    Muuta:
    Mahdolliset hoitoa koskevat laskutustiedot sekä ajanvaraustiedot. Tieto uutiskirjeen tilaamisesta
    sähköpostitse.
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen
    median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas
    luovuttaa tietojaan.
    Henkilötiedot saadaan ainoastaan Hyvinvointikeskus Kopin esitietolomakkeen pohjalta asiakkaiden
    omalla suostumuksella. Tietoja voidaan saada myös julkisen tai yksityisen terveydenhuollon kautta,
    jos asiakas antaa luvan.
    Asiakas:
    Hänen itse ilmoittamat tiedot.
    Hoitohenkilökunta:
    Haastattelun, tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.
    Muualta hankitut tiedot ja peruste tiedonsaannille:
    esim. sairaalan hoitoilmoitus potilaan luvalla.
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    Hyvinvointikeskus Koppi voi luovuttaa asiakastietoja vain kyseiset tiedot omaavalle henkilölle
    hänen näin halutessaan tai voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim.
    viranomaisten tietopyyntöihin vastataessa.
    Kaikki potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja hyvinvointikeskuksen henkilökunnalla on
    salassapitovelvollisuus.
    Asiakastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §, muut
    (653/2000)):
    Potilaan suostumuksella; jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen
    merkitystä, tietoja saa luovuƩaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
    Erityislain nojalla (tietojen luovuttamisesta säädetssä laissa) toimintayksikön / STM:n
    luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 28 §).
    Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan
    tehdä henkilötietolain edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta.
  8. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja saa
    käyttää ainoastaan asiakkaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin (laki potilaan asemasta ja
    oikeuksista ( 785 / 992 ) 13 §). Hyvinvointikeskus Kopin manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät
    asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Jokainen Hyvinvointikeskus Kopin asiakasrekisterin
    tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Rekisterinpitäjä vastaa käyttäjäryhmien
    tietosuojakoulutuksesta.
  9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
    Henkilötietolain 26§ mukaan Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella,
    Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka Asiakkaan tulee toimittaa Hyvinvointikeskus Kopin
    asiakasrekisteristä vastaavalla yhteyshenkilölle.
    Tarkastusoikeus on ainoastaan asiakkaalla itsellään, asiakkaan holhoojalla tai edunvalvojalla ja se
    on maksuton kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai muulla
    tavalla varmennetulla asiakirjalla. Asiakkaalla on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot ja
    halutessaan saada ne kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksellä. Ellei tarkastusoikeutta
    ole toteutettu kuukauden kuluessa katsotaan tarkastuspyyntö evätyksi.
    Henkilötietolain 29§ mukaan Asiakkaalla on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen,
    tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista kirjallisella ja Asiakkaan
    allekirjoittamalla pyynnöllä, joka rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava,
    poistettava tai täydennettävä. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos
    tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.
    Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee henkilö, jolla on siihen oikeus (tiedon tallentanut
    terveydenhuollon ammaƫhenkilö tai rekisteristä vastaava henkilö). Virheellinen tieto yliviivataan /
    siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen, että korjattu tieto on myöhemmin
    löydettävissä. Asiakkaan tiedostossa näkyvät vain korjatut tiedot. Tiedon korjaamispyyntö
    käsitellään 7 vrk:n kuluessa, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön kirjaamisesta
  10. Tietojen säilytysaika
    Asiakasrekisteriin kirjaƩuja henkilötietoja säilytetään laissa määritelty aika (Sosiaali- ja
    terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista).
  11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Henkilötietolain 30§ mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä
    itseään koskevia tietoja ja suoramainontaa, etämyyntejä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
    mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
    Yhteystiedot (ei hoitojaksoihin liittyviä potilastetoja) voivat näkyä myös Hyvinvointikeskus Kopin
    kirjanpitäjälle laskutustietojen yhteydessä.